Necesita cumplir la Ley de Protección de Datos?

Son muchas las dudas referentes a la Ley de Protección de Datos que nos han consultado desde su puesta en vigencia. En lo que respecta a este tema, conviene tener claros algunos aspectos resaltantes para evitar caer presa de la desinformación. En primer lugar, no se trata de una nueva ley sino de un reglamento que se aprobó a partir del 2016.

Por otra parte, sin entrar en términos jurídicos, hay destacar que esta normativa hace alusión al RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) o conocido también como Reglamento Europeo, aprobado el 25/05/2018 y que es de cumplimiento estricto a partir de ese momento. Desde entonces y en un plazo de 2 años, empresas, autónomos, asociaciones, comunidades de vecinos, entre otros elegibles, deben regularizar sus actividades al reglamento europeo.

Consideraciones sobre cómo adaptarnos a LOPD / RGPD

Como ya se ha mencionado, la actualización de la LOPD que reglamenta el estricto cumplimiento del RGPD es obligatoria en España desde el 25 de mayo de 2018. Por tanto, ¿que debemos tener en cuenta los responsables de procesar datos en las diferentes actividades que lo requieren?

Sin lugar a dudas, tenemos que cumplir la normativa sobre protección de datos cuando estos sean de carácter personal. En este sentido, tanto autónomos como empresas, asociaciones, comunidades de vecinos, sociedades mercantiles y demás que utilicemos datos personales debemos velar por su buen uso.

Qué datos personales debemos proteger

El concepto de dato personal no se limita exclusivamente a aquellos que nos permitan identificar a una persona, como sus datos íntimos, sino también cualquier información que nos permita hacerlo identificable, debido a que terceros, como una comunidad de vecinos, tengan conocimiento de ellos. En aquellos casos que así lo necesiten, la LOPD y el RGPD se aplicará cuando se trate de:

• Datos personales que tengamos registrados y guardados en soporte físico y que sean susceptibles de proceso.
• Datos que sean usados por responsables del proceso y no estén establecidos en España, pero que, en estos casos, la legislación española tenga implicaciones en el cumplimiento del Derecho Internacional.
• Datos que sean utilizados por medios ubicados en España, aunque el responsable del proceso no esté establecido en la UE, excepto aquellos medios que actúen únicamente como tránsito de la información.
• Datos que sean usados posteriormente por organismos públicos y privados como empresas y asociaciones, siempre y cuando el proceso sea realizado en España como parte de las actividades de un sector responsable de la información.

Sin embargo, hay datos personales que, aunque se refieren a una persona en particular, están excluidos del alcance de aplicación del reglamento, como aquellos que se tienen con fines domésticos, por ejemplo, los datos de una agenda móvil, datos concernientes a personas jurídicas o de contacto, como fichas de personas que prestan servicios en ellas, datos de empresarios individuales, cuando el tratamiento sea en calidad de comerciantes o datos de personas fallecidas.

Si somos autónomos cuándo debemos cumplir la norma

Aunque no tengamos contratado a nadie, los autónomos tenemos que cumplir la LOPD desde el mismo momento que empecemos a recopilar datos personales de terceros. Es importante recordar que estamos obligados por la ley a tener dos encargados:

• Quien se responsabiliza del fichero, por tanto, titular de los archivos que contienen los datos de carácter personal.
• El responsable del tratamiento, sea una entidad o una persona que acceda al fichero para realizar algún procesamiento.

Ambos están obligados por ley a cumplir con la protección de datos que establece la normativa, bajo pena de sanciones por la Autoridad de Vigilancia en caso de comprobarse negligencia.

¿Y qué hay si somos comunidades de vecinos?

Una comunidad de Vecinos también es responsable de proteger los datos que controla. La norma nos obliga a hacer buen uso de los datos de los vecinos, de allí que debamos tener igualmente dos responsables. En este caso los responsables del fichero es la comunidad de propietarios y los encargados del tratamiento son los administradores de la comunidad, ya que ellos acceden a dicha información cuando así lo requieren.

En definitiva, en todo el territorio español, sea que se trate de provincias o comunidades autónomas la protección de datos es obligatoria. Sin embargo, en nuestra agencia de protección de datos en Palma de Mallorca nos encargamos de asesorar en todo lo relacionado con la ley protección de datos en Mallorca y ofrecemos soluciones profesionales para la adaptación oportuna de LOPD y RGPD. Quienes estén interesados en la protección de datos en Mallorca pueden consultarnos y les ayudaremos en todo lo referente al tema y aclaramos sus dudas. El desconocimiento de la ley no exime de su responsabilidad.